Spedizione. Tutte le regole per non sbagliare

La consegna aggiunge valore al prodotto; infatti al suo valore intrinseco si somma quello che viene ad assumere perché presentato come richiesto, nelle quantità e qualità desiderate e reso disponibile al momento e nel luogo voluto. Per ottenere questo risultato il trasportatore deve essere considerato come un collaboratore a cui comunicare tutte le informazioni per la completa soddisfazione delle parti

 

di Paolo Sartor

Nella gestione delle spedizioni il livello di servizio prestato dal trasportatore è sempre più importante al fine di garantire la piena soddisfazione della committenza, in special modo in quei settori dove la vendita di un prodotto è legata a un ordine di fornitura specifico. come nel caso dei prodotti idrotermosanitari.  In generale i trasporti muovono i prodotti dal punto di origine al punto di consumo e devono essere gestiti in maniera perfetta, non solo durante il viaggio ma anche alla partenza e a destino per tutti quegli aspetti legati alla definizione degli imballi, alla corretta compilazione e gestione della documentazione, dei pagamenti e dei resi. In questo articolo spiegheremo che la mancanza di informazioni precise e corrette fornite al trasportatore influenza pesantemente la qualità e l’esito della sua prestazione.

Una corretta formulazione dei contenuti di un ordine di spedizione consente di ottenere vantaggi in termini di servizio e contenimento dei costi per entrambe le parti cliente e trasportatore. Al contrario la scarsa affidabilità dei quantitativi e dei tempi di carico determina una gestione delle spedizioni in emergenza ed extra costi organizzativi per l’organizzazione del trasporto. In questi casi chi organizza/esegue il trasporto cerca di trovare delle soluzioni “tampone” che non sempre riescono a fornire una soluzione efficace ed efficiente per l’economia complessiva della gestione del mezzo stradale e che si complicano quando le quantità disattese di un ordine sono superiori ai 2-3.000 chilogrammi.

Come deve comportarsi il committente

Chi spedisce e chi riceve i carichi può contribuire a non fare perdere tempo al trasportatore facendo trovare sempre pronti i carichi prenotati e la relativa documentazione; disponendo opportune risorse per il carico e lo scarico in modo da non trattenere troppo gli automezzi e rendendo rapide le modalità di controllo della merce; provvedendo nella fase di preparazione alla marcatura ed etichettatura dei colli, al fine di rendere più agevole la gestione della spedizione per il personale di magazzino. Inoltre dovrà indicare la corretta destinazione. Per esempio capita che il cliente fornisca l’indirizzo di fatturazione e non quello di consegna e scarico effettivo con la chiara necessità – da parte del trasportatore – di dover provvedere a una seconda consegna. Di fondamentale importanza è anche l’inserimento del numero di telefono per i diversi scarichi e anche del funzionario responsabile dell’accettazione della merce. Vanno altresì comunicate in anticipo eventuali condizioni di urgenza o termini di resa particolari per la spedizione della merce come per esempio  le consegne su appuntamento o con tempi garantiti (vedi consegne di campioni o prototipi a eventi fieristici).

Come definire le istruzioni

Il trasportatore assumendosi la responsabilità della spedizione dal carico a partenza allo scarico a destino è tenuto a garantire la tempestiva e corretta consegna a destino dei prodotti e la resa di imballi, resi e relativa documentazione. Deve inoltre attenersi a quanto prescritto dalle vigenti normative in materia di Sicurezza e Codice Stradale. Si ricorda inoltre che le disposizioni contenute nel decreto legislativo numero 286 del2005 inmateria di autotrasporto merci nazionale hanno fornito un nuovo limite di responsabilità vettoriale per danni perdite e/o avarie alle merci trasportate e pari a 1 Euro per chilogrammo lordo di merce trasportata.

Gli ordini di spedizione

I servizi di distribuzione dovranno essere effettuati dal trasportatore nel totale rispetto delle modalità e istruzioni operative previste nel contratto di fornitura o da specifiche inserite nel documento di trasporto. All’atto del carico della merce a partenza il trasportatore deve verificare i quantitativi affidategli in conformità con quanto indicato nel documento di trasporto e segnalare eventuali anomalie e/o mancanze o difformità del carico nel documento stesso.

Gestione resi, ammanchi, rotture, dirottamenti del carico

Il trasportatore si impegna al ritiro di resi e/o prodotti respinti dai destinatari, se previsto da una specifica conferma d’ordine e a provvedere alla eventuale riconsegna o dirottamento dei prodotti nel luogo convenuto. Se il destinatario richiede un servizio non preventivamente concordato l’autista è obbligato a comunicare alla sede centrale tale richiesta e ad attendere formale autorizzazione. In linea generale ogni anomalia dovrà essere riportata sui documenti di trasporto, allegando tutta la documentazione, (premurandosi per esempio di scattare e fornire la foto della merce in caso di danni alla medesima).

Il trasportatore si impegna al ritiro di imballi vuoti e/o pallet in buone condizioni d’uso. I pallet devono essere ritirati facendo attenzione alle diverse tipologie e misure (per esempio EUR, EPAL) e in numero e tipologia uguale a quelli consegnati. In caso di mancata/parziale restituzione dei pallet da parte del destinatario, il trasportatore deve farsi rilasciare un buono con l’indicazione di: numero di pallet, numero e data della bolla, timbrata e firmata dal responsabile a destino.

Incasso titoli e termini per la consegna

Eventuali attività di incasso contrassegno devono intendersi tassative e inderogabili. Se il destinatario non rilascia prima dello scarico titolo corrispondente al netto di eventuali cauzioni, il trasportatore non deve iniziare lo scarico della merce, ma deve attendere precise istruzioni dalla sua sede che si impegnerà a fornirgli precise istruzioni.

Per realizzare una corretta ed efficace gestione amministrativa e operativa di una spedizione è indispensabile porre estrema cura e attenzione anche alle operazioni di pagamento se prevista alla consegna della merce. Al trasportatore dovranno essere fornite con precisione numero e tipologia dei contrassegni e luogo e persona di riscossione di incasso delle somme. In questo contesto è importante sapere che esistono tre tipologie di contrassegno e precisamente: attestazione bancaria dell’avvenuto irrevocabile bonifico; assegno di conto corrente e assegno bancario garantito dalla banca.

Rientro dei documenti di trasporto

Il trasportatore dovrà impegnarsi a spedire al committente della spedizione (solitamente entro la fine della settimana successiva alla spedizione) le bolle di consegna e i documenti di trasporto, correttamente compilati dai destinatari con timbro, firma e data della consegna.

 

 

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